Штатное расписание

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.

Для работодателя штатное расписание - это очень удобный документ, выполняющий сразу несколько функций:

1. ШР позволяет четко отследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);

2. ШР закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);

3. позволяет контролировать систему оплаты труда работников;

4. устанавливает и закрепляет размеры надбавок к заработной плате;

5. облегчает отслеживание и закрытие вакансий. 

Существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Например, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

 Как видно, ни в одном из перечисленных нормативных актов прямо не закреплена обязанность вести штатное расписание. Однако,  случае проверки инспекцией по труду вашей организации, штатное расписание обязательно запросят, а его за отсутствие ваша организация и должностные лица могут быть наказаны в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ, поскольку проверяющие органы придерживаются той точки зрения, что штатное расписание обязательно должно быть. Так Фонд социального страхования РФ, в соответствии с п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81, п. 51 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 82,указывает, что для страхователей (работодателей) необходимо составлять такой документ, как штатное расписание, потому как именно он служит подтверждением правильности начисления страховых взносов. Пенсионный фонд РФ также обращает внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях при осуществлении сбора информации о трудовом стаже застрахованных работников (п. п. 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4, 32 Методических рекомендаций по организации и проведению документальной проверки достоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п.).

Нередко и налоговые органы при осуществлении выездных проверок запрашивают штатное расписание проверяемой организации.

Отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5000 руб., а организация - на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке. 

Составляется штатное расписание либо руководителем организации лично, либо сотрудником, которого руководитель назначит приказом, либо сотрудником, у которого данная обязанность прописана в трудовом договоре или в должностной инструкции. как правило, это сотрудники кадровой службы, юридической службы или бухгалтерия.

Оформление штатного расписания

Итак, начинаем заполнять  форму Т3.

В Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации" отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Оформляем "шапку".

В поле "Наименование организации" необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Далее указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-3 содержит формулировку: "Штатное расписание на период ______ с "__" _________ 20__ г.". Унифицированная форма предполагает, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты, потому как точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Далее. Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10.

В графе 1 "наименование" указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. - об этом нам говорит п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации".

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 "код" проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Эти данные должны быть приведены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Конечно, эти справочники устаревают, и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

В соответствии со  ст. 57 ТК РФ,

....Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:  

...трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы)..

При этом если в штатном расписании и в трудовом договоре должности разнятся, верной следует считать должность, указанную в трудовом договоре. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. 

 В графе 4 "Количество штатных единиц" указывается число штатных единиц для конкретной должности (профессии). В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы (например, работа по совместительству), то количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,5, 0,25, 2,75 и т. д.

  В штатное расписание не обязательно включать строго столько должностей, и количество штатных единиц, сколько у вас планируется или уже есть на предприятии. Есть такой вариант, как внести в штатное расписание на несколько штатных единиц больше. В таком случае не придется в последствии пересматривать и утверждать заново штатное расписание, чтобы ввести еще одну штатную единицу на существующую должность. Но здесь главный принцип - больше можно, меньше - нельзя. Все, кто трудится в вашей организации - обязательно должны найти свое место в штатном расписании.

В графе 5 ("Тарифная ставка (оклад) и пр.") в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр (смотря что предусмотрено для данной должности). При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте. Однако здесь не стоит забывать, что, в соответствии со статьей 133 ТК РФ, месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труды (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда. При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (Положением об оплате труда, например).

В графах 6 - 8 ("Надбавки") указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Надбавки - это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, устанавливаемые, как правило, с целью повышения эффективности труда. Надбавки могут предусматриваться за выслугу лет, профессиональное мастерство, высокую квалификацию, производственные показатели и пр. Что немаловажно, с помощью надбавок работодатель может повысить оплату труда работников, занимающих одинаковые должности. Надбавки могут устанавливаться в виде:

- фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);

- в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).

Стоит обратить внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существуют два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть в первую очередь от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

В графе 9 отмечается общая сумма, которая образуется путем сложения граф 5 - 8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5 - 9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5 - 9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

 Графа 10 предназначена для различного рода примечаний, поэтому может оставаться незаполненной.

После того, как все обязательные графы заполнены, необходимо заполнить строку "Итого" внизу таблицы. Для этого подсчитывают количество штатных единиц ,суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное таким образом штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы или лицом, которое его составляло, и главным бухгалтером.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. Печать ставить можно, но не обязательно.

Утверждение штатного расписания

После того, как штатное расписание составлено, его согласовывают с профсоюзом, юристами (при наличии) и утверждают у руководителя. Утверждение осуществляется через издание приказа. Реквизиты этого приказа вписываются в поле формы Т3 . при этом дата составления расписания и дата издания приказа об утверждении могут не совпадать (штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления).

Пример приказа об утверждении штатного расписания:

                   Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания")

                                                                           

                                                                                Приказ
01 марта 2016 г.                                                                                                                                      2
                                                                       г. Новосибирск

Об утверждении штатного расписания


Приказываю:
 
1. Утвердить штатное расписание № 1/ШР от 01 марта 2016 г.
2. Ввести штатное расписание  № 1/ШР от 01 марта 2016 г. в действие с 01 марта 2016 г.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возлагаю на себя.

Приложение № 1: штатное расписание  № 1/ШР от 01 марта 2016 г.


Генеральный директор                                            Сидоров В.П.                                      Сидоров

Утверждать штатное расписание можно хоть каждый год.  Можно и на несколько лет: если у вас не происходит никаких изменений, то переутверждать заново то же самое расписание нет необходимости. Оно может быть один раз утверждено и действовать несколько лет.

Самым распространенным способом составления штатного расписания является заполнение унифицированной формы Т3. при этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением Правительства №1.

 Внесение изменений в штатное расписание

 Для того, чтобы внести изменения в штатное расписание, можно пойти двумя путями:

1. Изменить само штатное расписание (для этого нужно будет заново утверждать с присвоением следующего порядкового номера : 2/ШР, 3/ШР и т.д.);

2. Внести изменение в действующее штатное расписание. Штатное расписание в таком случае остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать такие, например: "Об изменении штатного расписания", "О частичном изменении штатного расписания", "О внесении изменений в штатное расписание" и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, В связи с реорганизацией компании, В связи с оптимизацией управленческой работы, В связи с совершенствованием структуры организации и т.п.).

На практике зачастую возникает такая ситуация, когда в крупной компании в разных отделах существуют должности с одинаковым наименованием. В таком случае логично при внесении какие-либо изменений в штатное расписание указывать полностью наименование структурного подразделения и его код.

Каких-либо законодательно закрепленных обязательств по частоте смены штатного расписания у нас нет, поэтому мы меняем его (вносим изменения) по мере необходимости.

Также не стоит забывать, что все изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки и в личные карточки Т2 на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения (п. 3.1 Инструкции № 69).

Стоит обратить внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре), при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем - не что иное, как перевод на другую работу. Об этом нам говорит статья 72.1 ТК РФ. В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания). 

Одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание является сокращение численности или штата работников. При этом сокращение численности  - это исключение из штатного расписания штатных единиц, а сокращение штата - исключение должностей. Сокращаемые работники подлежат увольнению в по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

В соответствии с нормами ст. 180 ТК РФ, сотрудники, которых планируется уволить по сокращению численности или штата, должны быть уведомлены об этом не позднее, чем за два месяца до увольнения, а новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее, чем через два месяца после его составления. То есть за два месяца мы составляем новое штатное расписание, утверждаем его, но вводим в действие только через два месяца. Таким образом, работодатель сможет подтвердить факт того, что какие-то должности (или их численность) действительно сокращены.

Штатная расстановка 

Во многих организациях используют такой документ, как штатная расстановка. Его отличие от штатного расписания в том, что, во-первых, в нем отражаются сведения о занятых и вакантных должностях, а также могут указываться фамилии сотрудников, занимающих ту или иную должность. При этом, для того, чтобы внести какие-то поправки или изменения (например, уволился человек, на его место приняли другого - необходимо этот факт зафиксировать в штатной расстановки для более оперативной работы), его не нужно заново согласовывать и утверждать. Этот документ может содержать и другие сведения, такие как, например, табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, - это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет начиная с года, следующего за тем, в котором они утратили силу.