Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Самые главные законодательные акты, касающиеся ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей к ним - это Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденные Постановлением правительства РФ от 16.04.2003 г. №225 (далее - Правила), а также Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (далее - Инструкция).

В соответствии с п. 40 Правил, с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

 Трудовые книжки подлежат строгому учету путем их регистрации в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее - Книга учета трудовых).

В соответствии с п. 4.1.1, п. 41.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. №536 и зарегистрированной в Минюсте России 27.01.2006 г. №7418, регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В процессе регистрации документу присваивается порядковый номер.

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них регистрируются в приходно-расходной книге, которая находится строго в бухгалтерии. Если проверяющие органы обнаружат эту книгу вне бухгалтерии - организацию накажут штрафом. Заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним регистрируются в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним, которая оформляется уже кадровой службой и, соответственно, может храниться в отделе кадров.

Форма книги учета трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. №69. Эта книга ведется до полного использования ее страниц, то есть на протяжении нескольких лет. При этом, если в вашей организации велась какой-либо другой журнал учета трудовых книжек, то его необходимо "закрыть", сделав под последней записью пояснения о причинах закрытия этого журнала регистрации, а также указать количество трудовых книжек, находящихся в отделе кадров. Естественно, число книжек в наличии должно совпадать с числом книжек по данному журналу учета. Уничтожать "закрытый" журнал ни в коем случае нельзя, потому как он содержит важнейшие сведения о принятых сотрудниках и подписи уволенных сотрудников, получивших свои трудовые книжки при увольнении.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в плотной обложке, пронумерована, прошита и скреплена либо сургучной печатью, либо опломбирована. После этого она заверяется надписью с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью), указанием должности, фамилии, инициалов и подписью. Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом. Заверять имеет право исключительно руководитель организации.

 Пример записи: В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) страниц.
                             Генеральный директор                   подпись                        В.П. Сидоров
                                                                                                                 мп

 Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться 75 лет. После полного заполнения книги учета начинается ведение новой книги с очередного порядкового номера.То есть если вы остановились на 332 номере, то новая книга начнется не с 1, а с 333 номера. Законченная книга остается на рабочем месте кадровика и не сдается в архив, т. к. используется при увольнении работников, расписывающихся за полученные ими трудовые книжки. В последствии, когда не останется ни одной невыданной трудовой книжки по этой книге, ее  в общем порядке (по описи) можно передать на хранение в архив организации. Срок хранения этой книги установлен п. “е” ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 02.06.2000), и составляет 50 лет.

Регистрации в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них подлежат: трудовые книжки, переданные в отдел кадров вновь принимаемыми работниками, книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, вкладыши в трудовые книжки, оформленные работнику в период работы в данной организации. В случае, когда вновь принимаемый работник приносит трудовую вместе со вкладышем, то регистрируется только трудовая книжка, вкладыш регистрации не подлежит.

Заполнение разделов книги учета трудовых книжек и вкладышей в них

 Записи дат во всех разделах производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г. в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003". Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.(п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек; это же нам подтверждает ГОСТ Р 6.30-2003).

Графа №1. Ставится порядковый номер вносимой записи в порядке возрастания.

Графа №2, №3, №4. Проставляются число, месяц и год приема на работу или заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее. Отмечу, что эти два события могут не совпадать по времени:

 - ст. 66 ТК РФ указывает, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной;

  - в п.8 Правил указано, что оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Таком образом, дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки или вкладыша могут не совпадать. Целесообразней все-таки указывать здесь именно дату приема, а не дату заполнения книжки.

Графа №5. Вписывается фамилия, имя, отчество владельца трудовой книжки. Инициалы указывать нельзя, имя и отчество пишется полностью.

Графа №6. Указываются серия и номер трудовой книжки или вкладыша.Если вдруг номера и серии нет (такое может быть ,если трудовая книжка образца 1938 года), то в этой графе ставим прочерк. Пустую графу лучше не оставлять, дабы не сочли это небрежностью заполнения.

 Необходимо также помнить о том, что при оформлении книжки впервые, ее бланк необходимо получить в бухгалтерии, а используемый бланк должен быть зарегистрирован в приходно-расходной книге по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указанием серии и номера (п. 42 Правил). Недопустимо использование бланков, не оприходованных бухгалтерией.

Графа №7. Должность (профессия) указываются в строгом соответствии со штатным расписанием. Так же, как и в случае с трудовым договором (ст. 57 ТК РФ), и со всеми документами, издаваемыми организацией в отношении конкретного сотрудника. Вместо должности (профессии, специальности) может быть указана конкретна трудовая функция.

Графа №8. Указывается наименование структурного подразделения. если структура организации разветвлена, то необходимо указать  не только подразделение, куда непосредственно принят работник, но и вышестоящее, в состав которого оно входит, например: станция технического обслуживания, отдел кузовного ремонта.

Графа №9. Здесь вписываем дату и номер документа, на основании которого принимаем работнику на работу. Это может быть протокол общего собрания участников общества с ограниченной ответственностью, или приказ о приеме, или решение единственного участника общества с ограниченной ответственностью.

Графа №10. Проставляется собственноручная подпись сотрудника, принявшего и зарегистрировавшего трудовую книжку (либо оформившего трудовую впервые). В соответствии с п. 45 Правил, ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
При регистрации вкладыша в трудовую книжку в 10-й графе также ставится личная подпись работника кадровой службы, не смотря на то, что речь в наименовании графы идет только о трудовых книжках.

Графа №11. Эта графа отражает, какая сумма в рублях была уплачена работником за бланк трудовой книжки или вкладыша. Сумма эта законодательно не установлена, однако п. 47 Правил указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Графа 11 заполняется только при выдаче бланков трудовой книжки или вкладыша. если же при трудоустройстве сотрудник предоставляет вам заполненныю трудовую книжку - в этой графе ставим прочерк.
Однако организация может взят на себя инициативу по бесплатному предоставлению бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Законом это не воспрещается, однако в таком случае этот момент должен быть закреплен в локальном акте, например, в ПВТР.

Графа №12,  №13. Заполняются при увольнении работника. В двенадцатой увольняемый работник ставит дату получения трудовой книжки (последний день работы), в тринадцатой - свою подпись.
Если же в последний рабочий день трудовую книжку выдать не удалось, то работнику отправляется заказным письмом уведомление о необходимости явиться и получить трудовую книжку, либо дать согласие на отправку ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ). В этом случае с графах 12 и 13 проставляются соответственно:
 - дата и номер уведомления (телеграммы, заказного письма), направленного работнику;
 - дата отправки с согласия работнику трудовой книжки по почте.
Так же можно еще указать номера почтовых квитанций, которые, вместе с копиями уведомлений или сопроводительных писем, подшиваются в личное дело уволенного сотрудника.
Если в период работы сотруднику выдается вкладыш в трудовую книжку, то за него увольняемый также должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, поскольку вкладыши регистрируются отдельной строкой в момент его заведения.

Исправление записей в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Книга учета ведется в рукописном виде, и, естественно, работник кадровой службы, вносящий в нее записи, может допустить ошибку, которую необходимо будет исправить. Однако порядок исправления ошибок в этой книге нигде не оговорен.
Одним из способов исправления ошибок в рукописных документах и регистрационных формах является зачеркивание одной тонкой чертой прежней информации и внесение новой с пометкой “Исправленному верить” (или “Исправлено в графе № ...”, “Исправлено наименование должности” и т. п.), подписанной и датированной работником кадровой службы, который вносит исправление. Такой способ мало подходит, т. к. специально отведенного места для пояснительной надписи, правильной записи и даты не предусмотрено в данной книге.
В связи с этим можно взять за основу правила исправления ошибок в трудовой книжке: ниже ошибочной записи в той же графе сделать пояснение “Запись недействительна” и внести правильную запись (без зачеркивания первичной информации).