Первый день в отделе кадров

 Всем привет. Давайте начнем. 

Небольшое лирическое отступление. Многие из вас, наверное, задаются вопросом - для чего я веду этот блог, если подобной информации на просторах интернета просто гигабайты? Отвечу так: сколько бы я не пыталась найти ответ на мои вопросы - всегда чего-то не хватало. И недавно меня осенило чего именно. Лично мне не хватало во всяких статьях и советах экспертов "твердой руки". Вот не хватало тех объяснений и комментариев, которые бы говорили "так нельзя, потому что будет то-то и то-то". То есть просто есть указание что так делать надо, а зачем и для кого это надо - не понятно.

Сразу оговорюсь - я буду рассматривать ведение кадрового учета в негосударственной организации. Государственные структуры - это такие дебри, куда я пока что не решаюсь залезать. Соответственно, все, о чем пойдет речь далее - это все рассматривается только для отдела кадров обыкновенного Общества с ограниченной ответственностью.

Итак, Вас приняли на работу в отдел кадров. Или же Вам поручили поставить в организации кадровый учет с нуля. С чего же начать?

Первым делом необходимо проверить, какие в организации существуют локальные нормативные акты. Из них самые главные это - Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), График отпусков (ст. 123 ТК РФ), Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ), образцы Должностных инструкций, образцы Трудового договора, Положения о подразделениях (не обязательный, но важный документ при разветвленной штатной структуре организации), Положение о персональных данных работников (ст. 86-88 ТК РФ, ст. 6 ФЗ от 27.07.2006 №152-ФЗ "О персональных данных"), Положение об охране труда и технике безопасности. Без этих документов организация не может принимать людей на работу.

Далее, необходимы будут различные журналы, такие как журнал ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании, журнал ознакомления сотрудников с должностными инструкциями, журнал учета приказов по личному составу; журнал регистрации приказов по основной деятельности (может находиться у секретаря),  журнал учета отпусков, журнал учета уведомлений, выданных работникам, журнал учета справок, выданных работникам; журнал регистрации трудовых договоров, журнал учета срочных трудовых договоров (не обязателен), журнал учета работников, прибывших к месту командировки, журнал учета работников, выбывающих в командировки. Все эти папки обязательно должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью руководителя. Нет прошивки - при судебном разбирательстве не докажете, что этот документ был (или не был, смотря какая ситуация) зарегистрирован со всеми вытекающими. Да и инспекторы по труду не очень верят журналам без прошивки. Вообще можно сделать и еще журналы регистрации, если вашей компании они необходимы.

Затем необходимо создать (если еще не созданы) папки с приказами по основной деятельности, с приказами по отпускам, по личному составу и другие, в общем папки, соответствующие вышеназванным журналам учета. Ну и соответственно, перенести приказы в журналы в хронологическом порядке, начиная с самого раннего (в папках, соответственно, разложить, соблюдая хронологию).
 Далее необходимо проверить наличие в организации трудовых договоров с сотрудниками (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ), Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, наличие бланков трудовых книжек (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек"), а также наличие трудовых книжек сотрудников (ст. 65, 66 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №255 "О трудовых книжках", Постановление Минтруда России от 10.10.2003 №69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек"), работающих в вашей организации и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 40-41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 №69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек").
Кроме того, в наличии обязательно должны быть табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ), личные карточки формы Т2 (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225), приказы о приеме работников об увольнении, о переводах, отпусках, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственных лиц и т.п. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225), а также основания к этим приказам (докладные записки, акты, соглашения и прочее) (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ).
В организации еще обязательно необходимо иметь журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля п. 8 ст. 16 ФЗ от 26.12.2008 №294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля". Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 №41
Этот список не является исчерпывающим. При определенных обстоятельствах обязательными могут стать и другие виды документов. например:
 - Коллективный договор (если хотя бы одна из сторон (работники или работодатель) выходила с инициативой его заключить);
- Положение об оплате труда и премировании (если система оплаты труда не установлены в таких документах, как ПВТР, Штатное расписание, принятых с учетом мнения представительного органа работников);ъ
- Положение об аттестации (если работодатель проводит аттестацию сотрудников);
- Положение о коммерческой тайне (если в трудовых договорах сотрудников предусмотрена ответственность за сохранность коммерческой тайны);
- Перечень должностей, которым установлен ненормированных рабочий день (ст. 101 ТК РФ).
- График сменности (если у работодателя сменная работа  - ст. 103 ТК РФ);
- Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части 9если рабочий день сотрудников делится на части и это не установлено иным ЛНА);
- Положение о командировках, журналы прибытия и выбытия командированных сотрудников (если сотрудники направляются в командировки и/или работодатель принимает командированных работников - ст. 168 ТК РФ, Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №739н "Об утверждении порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывающих в организацию, в которую они командированы");
- Документы, регламентирующий подготовку и дополнительное профессиональное образование работников (если работники проходят подготовку и получают дополнительное профессиональное образование - ст. 196 ТК РФ);
- Договоры о полной материальной ответственности (при наличии);
- и другое.

 Ну вот, для первого дня в отделе кадров работы будет уйма.