График отпусков

Трудовой кодекс РФ в статье 123 говорит нам следующее:
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

То есть график отпусков является обязательным документом, который должен быть в каждой организации не зависимо от ее организационно-правовой формы. Отсутствие графика отпусков в организации влечет наложение штрафа, предусмотренного ст. 5.27 КоАП РФ.

однако, Роструд в своем письме от 20.12.2011 № 3683-6-1 сообщает:

порядок предоставления выходных дней и ежегодных оплачиваемых отпусков работодатель - физическое лицо определяет по соглашению с работником, то есть наличие графика отпусков не является обязательным документом для работодателя - физического лица. Вместе с тем при найме работодателем - физическим лицом большого числа работников, полагаем, целесообразно составлять график отпусков.

Порядок составления графика отпусков

1. Утверждаем форму графика отпусков. 

Как уже было сказано выше, график отпусков необходимо составить не позднее, чем за две недели до наступающего года (например, в 2016 году крайний срок для составления графика отпусков на 2017 год будет 17 декабря 2016 года). Однако, прежде чем утверждать график, его необходимо составить.

Итак, форму графика отпусков утверждает работодатель. Это может быть как унифицированная форма Т7, так и самостоятельно разработанная работодателем форма (при этом это может быть видоизмененная форма Т7 либо абсолютно новый вариант).

2. Утверждаем процедуру составления и согласования графика отпусков.

В документе (чаще приказ, или ПВТР) закрепляем порядок подготовки графика отпусков: определяем лицо, ответственное за подготовку графика отпусков, а также круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, это могут быть начальники подразделений), а также определяем сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, а также сроки предоставления графика отпусков на подпись руководителю.

3. Виды отпусков для графика.

В график отпусков включаются следующие виды отпусков:

- ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Обычная продолжительность - 28 календарных дней, однако есть категории работников, которым положен удлиненный отпуск (например, педагоги, инвалиды).

- дополнительный оплачиваемый отпуск, предоставляется работникам занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 116 ТК РФ).

 - неиспользованный отпуск за предыдущие периоды.

Следовательно, по каждому сотруднику необходимо указывать не только общее количество положенных дней отпуска, но и те дни отпуска, которые работник не использовал за отработанный рабочий год.

График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, работающие по договору гражданско-правового характера, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков также не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Существует много категорий работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск в удобное для них время, а именно:

• работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• лица, работающие по совместительству (ст. 286 ТК РФ);
• работницы, уходящие в отпуск по беременности и родам (ст. 260 ТК РФ);
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ст. 122 ТК РФ);
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• один из работающих родителей (опекун, попечитель) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования или высшего образования, расположенные в другой местности (ст. 322 ТК РФ);
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (пп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235 «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»);
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 № 5‑ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы (ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 № 4301‑1 «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»);
• инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, военнослужащие, проходившие военную службу в воинских частях, не входивших в состав действующей армии, в период с 22 июня 1941 года по 3 сентября 1945 года не менее шести месяцев, военнослужащие, награжденные орденами или медалями СССР за службу в указанный период, лица, награжденные знаком «Жителю блокадного Ленинграда», лица, работавшие в период Великой Отечественной войны на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений и других военных объектах в пределах тыловых границ действующих фронтов (ст. 14 – 19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5‑ФЗ «О ветеранах»);
• супруги военнослужащих – им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76‑ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 № 2‑ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»);
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 № 1244‑1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»);
• лица, награжденные знаком «Почетный донор России» (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 № 5142‑1 «О донорстве крови и ее компонентов»);
• женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 упомянутого выше Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР «О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей»).

4.Рассчитываем дни отпуска, подлежащие включению в график.

Для этого по каждому сотруднику определяем дату окончания его рабочего года (то есть дату, когда истекает год со дня поступления на работу, например: трудоустроился человек 15 июля 2016 года - следовательно, его рабочий год закончится 14 июля 2017, а с 15 июля 2017 пойдет уже следующий рабочий год) и включаем в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы на дату истечения его рабочего года неиспользованных отпусков у него не оставалось.

При этом 28 календарных дней можно разделить на части, и сходить несколько раз в отпуск за год. Однако, необходимо придерживаться правил, установленных ст. 125 ТК РФ:

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

Отмечу, что согласие работника на такое деление обязательно (например, в форме заявления).

 5. Учитываем пожелания работников.

Ст. 123 ТК РФ указывает нам, что очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель. При этом он может выслушать пожелания сотрудников, но не обязан их строго соблюдать или учитывать. то есть работодатель вправе самостоятельно определить кого и когда отправить отгуливать ежегодный отпуск, в зависимости от производственных нужд.

В большинстве своем работодатели идут навстречу своим сотрудникам и учитывают, по возможности, их пожелания к датам предстоящего отпуска.

В соответствии с ч. 4 ст. 123 ТК РФ, отдельным категориям работников ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. Это:

 - несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

 - совместители (ст. 286 ТК РФ);

 - супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 ФЗ от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

 - женщины в период отпуска по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

 - работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков мнения этих сотрудников учитываются в первую очередь. При этом сотрудник, указавший в графике отпусков определенную дату начала отпуска, вправе перенести ее посредством написания заявления. Работодатель в таком случае будет обязан пойти навстречу и перенести отпуск.

6. Уведомляем сотрудников об отпусках.

Работодатель обязан известить каждого работника не позднее чем за две недели до даты начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Для этого можно в форму графика отпусков включить дополнительную графу "О дате начала отпуска уведомлен" (подпись и дата). Или можно воспользоваться советом Роструда из письма от 22.03.2012 №428-6-1:

Формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников не позднее чем за две недели до начала отпуска, другое.

 Таким образом, работодатель должен самостоятельно определить, каким способом уведомлять своих работников о датах их отпусков.

 7. Заполняем график отпусков.

График отпусков я составляю по унифицированной форме Т7, Вы можете разработать свою собственную или изменить унифицированную так, как Вам удобнее. Итак,

Графа Номер документа. Указываем порядковый номер для данного вида документов. У меня это всегда номер 1.

Графа Дата документа. Указываем дату составления документа (не забываем положение ст. 123 ТК РФ).

Графа На год. Указываем на какой года составляем график.

Графа 1. Указываем наименование структурного подразделения (например, офис).

Графа 2. Указываем должность работников в соответствии со штатным расписанием.

Графа 3. Указываем ФИО работника.

Графа 4. Табельный номер работник.

Графа 5. Указываем то количество календарных дней отпуска, которое положено работнику, включая неотгулянные дни за предыдущие года и дополнительные отпуска.

Графа 6. Указываем запланированную дату отпуска. Если отпуск разбит на части - указываем даты начала каждой части отпуска.

На момент утверждения графику отпусков эти графы должны быть заполнены. Подписывает график отпусков руководитель кадровой службы, утверждает - руководитель организации. Не стоит забывать, что если в Вашей организации присутствует орган первичной профсоюзной организации, то до утверждения руководителем график отпусков должен быть направлен в этот орган профсоюза, который, в свою очередь, в течение пяти рабочих дней со дня получения графика отпусков направляет работодателю свое мнение. После этого работодатель утверждает график отпусков. Однако стоит заметить, что именно утверждение графика отпусков должно быть совершено не позднее двухнедельного срока, указанного в Трудовом кодексе.

Если профсоюз не согласен с графиком отпусков либо в графике отпусков содержатся  предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с ним либо обязан в течение трех дней после получения мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если же согласие не достигнуто, то оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право утвердить график отпусков, который профсоюз может обжаловать в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд или начать процедуру коллективного трудового спора.

Государственная инспекция труда при получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации обязана в течение одного месяца со дня получения жалобы (заявления) провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене графика отпусков, обязательное для исполнения (ст. 372 ТК РФ).

Об учете мнения выборного профсоюзного органа на графике отпусков делается отметка и указываются дата и номер такого документа (протокола).

8. Вносим изменения в график отпусков.

Поскольку график отпусков мы составляем на год, то нужно понимать, что в течение этого года в него будут вноситься определенные корректировки. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

 - переносится отпуск с согласия работника при наступлении временной нетрудоспособности во время отпуска, или в случае задержки выплаты  отпускных и пр. (ст. 124 ТК РФ);

 -  работника, находящегося в отпуске, отзывают из него, при это недогулянная часть отпуска переносится на удобное для сотрудника время (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

 -  перенос отпуска по желанию работника, при этом если этот работник не относится к категории льготных сотрудников.

При переносе отпуска с сотрудника необходимо взять заявление о переносе отпуска

При этом, если отпуск переносится в связи с болезнью или травмой работника, возможно два варианта развития событий:

1. Работник письменно или устно уведомляет вас о наступлении нетрудоспособности и продлевает отпуск на время больничного. В этом случае отпуск продлевается автоматически, издавать приказ и брать заявление с работника в этом случае не требуется. Основанием переноса отпуска будет являться листок нетрудоспособности (п. 18 Правил об очередных и дополнительных отпусках). При продлении отпуска праздничные дни, приходящиеся на время больничного, не учитываются.

2. Работник вышел на работу после отпуска и предоставил вам листок нетрудоспособности. В этом случае он должен написать заявление о переносе неотгулянных дней отпуска с указанием дат, в которые он хочет этот отпуск догулять (ст. 124 ТК РФ).

На основании заявления о переносе отпуска издается приказ, а в графике отпусков делаются изменения:

 - в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска (дата и номер приказа иди больничного листа);

 - в графе 9 отражается новые период отпуска в соответствии с приказом;

 - в графе 10 "Примечание" можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв из отпуска); 

 - в графе 7 в проставляются фактические даты использованного отпуска.

Если работник принят уже после утверждения графика отпусков, то сведения об его отпуске можно оформить одним из следующих способов6
 - оформить приложение к графику отпусков. Оно составляется по той же форме, что и сам график, включает сведения только об отпуске нового сотрудника, и утверждается приказом руководителя;

 - в график не вносят никаких изменений. Работник просто пишет заявление на отпуск, указывает желаемые даты, и работодатель издает приказ об отпуске.

Способ, который выберете вы, необходимо отразить в локальном нормативном акте организации.